我们绝不会以口头形式确认预订。即使是长期合作的忠实客户，我们也更倾向于采用书面协议。短信或电子邮件均可作为书面确认凭证，收到后我们即可着手办理预订手续。 但在收到确认前，我们不会采取任何具有法律约束力的行动。下面我将解释原因。
一旦我们作为中介通过电子邮件确认航空公司的预订，相应的取消条款对我们而言即具有法律约束力。
航班确认后，客户将签署商业报价单并收到需支付的账单。随后，我们会询问客户是否有特殊要求或额外需求。在大多数情况下，客户无需采取其他行动。 客户只需出示有效的旅行证件，并准时抵达出发地即可。
我们会向运营商确认预订。这意味着运营商不能再将该航班分配给其他客户，并必须开始为行程做准备。
而真正的难点正在于此：如果客户改变主意，我们作为中介，必须提前向运营商支付取消费用。 此时，运营商已经拒绝了其他预订，安排了飞机，提交了飞行许可申请，下达了机上餐食订单，或组织了机组人员及其他服务。
正因如此，取消预订的罚金采用分级结构。罚金金额取决于距计划起飞时间还剩多久。
在为客户办理预订时，我们会使用标准化的表格，其中会向客户说明所有适用的取消预订罚金。 然而，在通过运营商作为中介确认预订时，我们有义务确保运营商的通用条款符合我们与客户达成的协议，或者至少在总体上与之相当。
否则，客户可能需要根据与我们达成的协议更改或取消航班，但在申请退款时可能会遇到困难。 这可能源于运营商强加的不公平条款，或是中介方未尽到应有的审慎义务。
在客户与旅行社完成预订手续后，旅行社将与运营商签署相关文件。 随后，旅游运营商会向旅行社开具发票，该款项需尽快支付。
正是在此环节，又会出现另一个问题：有时客户汇款到我们银行账户所需的时间会更长。 例如，客户虽然向我们提供了SWIFT汇款确认凭证，但我们仍不得不预先向旅行社支付款项，以便对方能够安排航班并完成所有必要的准备工作。
在这种情况下，尽管我们尚未收到客户的款项，却不得不先动用自有资金垫付相关费用。正如您所能想象的，这伴随着一定的风险。
所有运营商和FBO——即在机场提供地面服务和支持的公司——都按照不同的规程和指示开展工作。
当然，我们希望所有文件都能尽快签署并认证，以便客户能在任何方便的时间起飞。正因如此，我们必须确保运营商尽快提交申请以获取必要的许可。
然而，在合同签署之前，运营商通常不会采取任何具有约束力的行动，因为这也会给其带来费用。
在某些地区，我们更倾向于与特定的FBO合作。 例如，我们知道某个航站楼或特定的起降跑道对客户而言更为实用或位置更便利。
然而，运营商未必与目标航站楼或相应的FBO签订了合同。 因此，如果我们有具体偏好，我们会先提出请求，然后尝试克服任何障碍。
在非常繁忙的机场，航班时段的可用性也可能是一个问题。 鉴于这些起降时段需求旺盛，我们必须积极采取措施，以确保客户要求的起飞时间得以落实。
在其他机场，跑道可能仅在特定时间或特定天气条件下开放。 我们必须了解这些限制，并提前将任何可能的变更告知客户。
另一个重要方面是餐饮安排。
正如我们在其他文章中提到的，提供高质量的餐饮服务对我们至关重要。 然而，例如，如果客户携儿童出行或有特殊的饮食要求，则必须提前协商。
运营商通常会对餐厅预订设定每人固定价格。此外，他们通常还会与特定餐厅合作。 至于酒精饮料，则要么从国外进口，要么在当地采购。
客户越早向组织方告知其需求，组织方就越容易予以满足。
然而，在我从业期间，曾遇到过一些客户因沉浸在节日氛围中，而想要预订特别奢华的菜肴或饮品的情况。 这可能会导致活动策划方的预算超支。在这种情况下，策划方将不得不收取额外费用。
正因如此，我总是会提前征询客户对餐饮服务的要求。 我们始终致力于确保客户满意。如果供应商无法满足某些要求，我们会寻找替代方案，以满足宾客的合理需求。
至于小型飞机，还需特别指出的是，机上通常没有机组人员，也没有用于保持菜肴温度的烤箱。因此，在此类航班上，通常只能为乘客提供轻便的小点心和冷食。
以下是代理在完成预订后需要处理的一些主要任务。
正因如此，很遗憾，如果客户取消预订，我们将不得不向其收取相应的取消费用。
尽管如此，大多数客户都能理解并珍视我们投入工作中的努力、关怀和热情。
非常感谢您信任我们，委托我们为您安排行程。
我们将一如既往地以全身心的投入和真诚的奉献精神，竭诚为您未来的预订提供协助。
您的客户经理
维多利亚·克谢文斯卡娅
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