हम कभी भी मौखिक रूप से बुकिंग की पुष्टि नहीं करते हैं। लंबे समय से वफादार ग्राहकों के मामले में भी, हम लिखित समझौते को प्राथमिकता देते हैं। एक टेक्स्ट संदेश या ईमेल लिखित पुष्टि के रूप में काम कर सकता है, ताकि हम बुकिंग का आयोजन शुरू कर सकें। हालाँकि, ऐसा करने से पहले, हम कोई भी बाध्यकारी कदम उठाने की कोशिश नहीं करते हैं। अब मैं बताऊंगा कि क्यों।
जैसे ही हम, एक मध्यस्थ के रूप में, एयरलाइन ऑपरेटर को ईमेल द्वारा बुकिंग की पुष्टि करते हैं, तो संबंधित रद्दीकरण की शर्तें हम पर लागू हो जाती हैं।
एक बार उड़ान की पुष्टि हो जाने पर, ग्राहक कोट पर हस्ताक्षर करता है और उसे एक चालान प्राप्त होता है जिसे उसे भुगतान करना होता है। फिर हम उनसे पूछते हैं कि क्या उनकी कोई विशेष अनुरोध या अतिरिक्त आवश्यकताएं हैं। अधिकांश मामलों में, ग्राहक को और कुछ करने की आवश्यकता नहीं होती है। उन्हें बस वैध यात्रा दस्तावेज़ प्रस्तुत करने और समय पर प्रस्थान बिंदु पर पहुंचने की आवश्यकता होती है।
हम ऑपरेटर के साथ बुकिंग की पुष्टि करते हैं। इसका मतलब है कि ऑपरेटर अब उड़ान को अन्य ग्राहकों को आवंटित नहीं कर सकता है और उसे यात्रा की तैयारियां शुरू करनी होंगी।
और यहीं पर असली चुनौती है: यदि ग्राहक अपना मन बदल लेता है, तो हमें, मध्यस्थों के रूप में, पहले ही ऑपरेटर को रद्दीकरण शुल्क का भुगतान करना पड़ता है। ऑपरेटर ने अन्य बुकिंग्स को मना कर दिया होगा, विमान को पहले ही तैनात कर दिया होगा, उड़ान परमिट के लिए आवेदन कर दिया होगा, खानपान का ऑर्डर दे दिया होगा, या चालक दल और अन्य सेवाओं का आयोजन कर लिया होगा।
इसीलिए रद्दीकरण शुल्क कई स्तरों में रखे जाते हैं। इन शुल्कों की राशि निर्धारित प्रस्थान तक शेष समय पर निर्भर करती है।
जब हम किसी ग्राहक के साथ बुकिंग को अंतिम रूप देते हैं, तो हम एक मानकीकृत फॉर्म का उपयोग करते हैं जो ग्राहक को किसी भी रद्दीकरण शुल्क के बारे में सूचित करता है। हालांकि, जब हम एक मध्यस्थ के रूप में ऑपरेटर के साथ बुकिंग की पुष्टि करते हैं, तो हमें यह सुनिश्चित करना चाहिए कि ऑपरेटर की सामान्य शर्तें और नियम ग्राहक के साथ हमारे समझौतों के अनुरूप हों या, कम से कम, वे मोटे तौर पर तुलनीय हों।
अन्यथा, ग्राहक को हमारे साथ अपने समझौते के अनुसार अपनी उड़ान बदलनी या रद्द करनी पड़ सकती है, लेकिन उन्हें रिफंड प्राप्त करने में कठिनाइयों का सामना करना पड़ सकता है। ऐसा उदाहरण के लिए, ऑपरेटर द्वारा लगाए गए अनुचित शर्तों या मध्यस्थ की ओर से सतर्कता की कमी के कारण हो सकता है।
एक बार जब ग्राहक और ट्रैवल एजेंसी के बीच बुकिंग का औपचारिककरण हो जाता है, तो बाद वाली (ट्रैवल एजेंसी) ऑपरेटर के साथ संबंधित दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करती है। तब ऑपरेटर ट्रैवल एजेंसी के नाम पर एक चालान जारी करता है, जिसे यथाशीघ्र भुगतान किया जाना चाहिए।
यहीं पर एक और चुनौती उत्पन्न होती है: कभी-कभी, ग्राहक का भुगतान हमारे बैंक खाते में पहुँचने में देरी हो जाता है। उदाहरण के लिए, ग्राहक हमें SWIFT ट्रांसफर की पुष्टि प्रदान करता है, लेकिन हमें पहले ही टूर ऑपरेटर को भुगतान करना पड़ता है ताकि वे विमान तैयार कर सकें और सभी आवश्यक व्यवस्थाएं कर सकें।
ऐसे मामलों में, हमें पहले अपनी ही फंड से लागतें वहन करनी पड़ती हैं, भले ही हमें अभी तक क्लाइंट से पैसे प्राप्त नहीं हुए हों। जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, इसमें एक निश्चित मात्रा में जोखिम शामिल है।
सभी ऑपरेटर और एफबीओ — यानी, हवाई अड्डों पर ग्राउंड हैंडलिंग और सहायता सेवाएं प्रदान करने वाली कंपनियाँ — अलग-अलग प्रोटोकॉल और दिशानिर्देशों के अनुसार काम करती हैं।
बेशक, हम चाहते हैं कि सभी दस्तावेजों पर जल्द से जल्द हस्ताक्षर और सत्यापन हो जाए, ताकि ग्राहक अपनी इच्छानुसार और अपने लिए सबसे सुविधाजनक समय पर उड़ान भर सके। इसीलिए हमें यह सुनिश्चित करना चाहिए कि ऑपरेटर जल्द से जल्द आवश्यक अनुमतियों के लिए आवेदन करे।
हालांकि, अनुबंध पर हस्ताक्षर होने से पहले, ऑपरेटर आमतौर पर कोई बाध्यकारी कार्रवाई नहीं करता है, क्योंकि इसमें उनके लिए लागत भी शामिल हो सकती है।
कुछ स्थानों पर, हम विशिष्ट एफबीओ के साथ काम करना पसंद करते हैं। हम जानते हैं, उदाहरण के लिए, कि कोई विशेष टर्मिनल या एक विशिष्ट रनवे ग्राहक के लिए अधिक व्यावहारिक या बेहतर स्थिति में है।
हालांकि, ऑपरेटर का इच्छित टर्मिनल या संबंधित एफबीओ के साथ अनुबंध होना आवश्यक नहीं है। इसलिए, यदि हमारी कोई विशेष प्राथमिकता है, तो हम पहले उसका अनुरोध करते हैं और फिर किसी भी बाधा को दूर करने का प्रयास करते हैं।
बहुत व्यस्त हवाई अड्डों पर, स्लॉट की उपलब्धता भी एक चुनौती हो सकती है। इन स्लॉट्स की उच्च मांग को देखते हुए, हमें ग्राहक द्वारा अनुरोधित प्रस्थान समय को सुरक्षित करने के लिए सक्रिय प्रयास करने होते हैं।
अन्य हवाई अड्डों पर, रनवे केवल कुछ समय पर या विशिष्ट मौसम की स्थितियों के तहत ही खुला हो सकता है। हमें इन प्रतिबंधों के बारे में पता होना चाहिए और किसी भी संभावित बदलाव के बारे में ग्राहक को पहले से सूचित करना चाहिए।
कैटरिंग एक और महत्वपूर्ण पहलू है।
जैसा कि हमने पहले ही अन्य लेखों में उल्लेख किया है, हमारे लिए उच्च-गुणवत्ता वाली कैटरिंग सेवाएं प्रदान करना आवश्यक है। हालाँकि, यदि ग्राहक, उदाहरण के लिए, बच्चों के साथ यात्रा कर रहा है या उसकी कोई विशेष आहार संबंधी आवश्यकताएँ हैं, तो इसकी व्यवस्था पहले से करनी होगी।
ऑपरेटर आमतौर पर रेस्तरां के ऑर्डर के लिए प्रति व्यक्ति एक निश्चित राशि निर्धारित करता है। वे अक्सर चुनिंदा रेस्तरां के साथ भी काम करते हैं। जहाँ तक शराब युक्त पेय पदार्थों का सवाल है, इन्हें या तो विदेश से आयात किया जाता है या स्थानीय रूप से खरीदा जाता है।
आयोजक को जितनी जल्दी क्लाइंट की इच्छाओं के बारे में सूचित किया जाता है, उन्हें पूरा करना उतना ही आसान होगा।
हालांकि, अब तक अपने काम के दौरान, मैं ऐसी स्थितियों का सामना कर चुका हूँ जहाँ कुछ ग्राहक, उत्सव मनाने के उत्साह में, विशेष रूप से भव्य व्यंजन या पेय का ऑर्डर देना चाहते थे। इससे आयोजक के बजट से अधिक खर्च हो सकता है। ऐसे मामलों में, आयोजक को अतिरिक्त लागतों के लिए शुल्क वसूलना होगा।
इसीलिए मैं हमेशा यह सुनिश्चित करता हूँ कि मैं कैटरिंग की आवश्यकताओं का अनुरोध बहुत पहले से कर दूँ। हम अपने ग्राहकों की संतुष्टि सुनिश्चित करने के लिए पूरी तरह से प्रतिबद्ध हैं। यदि ऑपरेटर कुछ अनुरोधों को पूरा करने में असमर्थ होता है, तो हम अपने मेहमानों की वैध आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक वैकल्पिक समाधान खोजते हैं।
छोटे विमानों के मामले में, यह भी ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि अक्सर विमान में कोई क्रू नहीं होता है और न ही भोजन को गर्म रखने के लिए कोई ओवन होता है। परिणामस्वरूप, इस प्रकार की उड़ान में, यात्रियों को आमतौर पर केवल हल्का नाश्ता और ठंडे व्यंजन ही परोसे जा सकते हैं।
ये कुछ आवश्यक कार्यों में से कुछ हैं जिनका ध्यान एक एजेंट को बुकिंग हो जाने के बाद रखना होता है।
इसी कारण से, दुर्भाग्य से, यह अटल है कि रद्दीकरण की स्थिति में हम ग्राहकों से लागू रद्दीकरण शुल्क लेते हैं।
हालांकि, अधिकांश ग्राहक हमारे काम में हमारे प्रयास, देखभाल और जुनून को समझते हैं और सराहना करते हैं।
हमारे ऊपर अपनी यात्राओं के आयोजन का भरोसा जताने के लिए हम आपके बहुत आभारी हैं।
हमें आपकी भविष्य की बुकिंग में पूर्ण समर्पण और पूरे दिल से आपकी सहायता करने में खुशी होगी।
आपका खाता प्रबंधक
विक्टोरिया क्षेविन्स्काया
sales@aviation-broker.com
टेलीग्राम: @BEvikulika
व्हाट्सएप: +62 812 390 170 87
